Sechs Felder. Eines passt.
Nicht jedes Problem braucht eine neue Plattform. Oft fehlt an einer Stelle die saubere Lösung. Jedes Feld hat einen festen Einstieg mit Preisrahmen und wächst erst dann, wenn der Nutzen da ist. Vor Ort und hybrid arbeite ich mit Unternehmen und Organisationen in Lüneburg, im Landkreis und in Norddeutschland. Remote in ganz Deutschland und in der Schweiz. Wie viel davon vor Ort stattfindet, richtet sich nach dem Projekt, nicht nach der Entfernung.
Wenn viele mitreden und keiner führt.
Fachbereich, IT, Hersteller, Dienstleister – jeder will etwas anderes. Ich übernehme die technische Verantwortung und halte Anforderungen, Schnittstellen und Entscheidungen zusammen. Damit das Projekt steuerbar bleibt.
Typische Situationen
- Ein Projekt startet, ohne dass das technische Ziel feststeht.
- Die Projektleitung steht, die technische Tiefe fehlt.
- Entscheidungen und Zuständigkeiten gehen unterwegs verloren.
- Mehrere Anbieter liefern Teile. Niemand hält das Ganze zusammen.
Enthalten
- Technisches Ziel klären
- Anforderungen und Arbeitspakete schneiden
- Entscheidungen, Risiken und Schnittstellen führen
- Migration, Tests und Inbetriebnahme koordinieren
- Qualität prüfen, dokumentieren, übergeben
Ergebnis
Ein Projekt, das Du steuern kannst. Mit dokumentierten Entscheidungen, klaren Zuständigkeiten und einem realistischen nächsten Schritt.
Branchenbeispiele
Einführung von ERP und DMS über kaufmännische Verwaltung, Bauleitung und externe Anbieter hinweg.
Abstimmung von Produktions-, Qualitäts-, Lager- und Reportinganforderungen bei einer Systemerweiterung.
Data-Warehouse- und Reportinginitiative zwischen Fachbereichen, Datenschutz/Compliance und IT.
Vereinheitlichung von Objekt-, Vermarktungs- und Verwaltungsdaten über mehrere Systeme.
Komplexität sichtbar.
Entscheidbar.
So könnte sich ein ERP- und DMS-Projekt anfühlen, wenn Fachbereich, IT, Hersteller und Dienstleister zusammenarbeiten – mit klaren Arbeitsströmen, dokumentierten Entscheidungen und sichtbaren Risiken statt verlorener Absprachen.
ERP- & DMS-Einführung
Fiktives Bauunternehmen, Raum Lüneburg · 5 Arbeitsströme
Arbeitsströme
- A1StammdatenLieferanten, Artikel, Kostenstellen · abgenommenAbgenommen
- A2Schnittstelle ERP ↔ DMSTestfreigabe geplant 24.06.In Bearbeitung
- A3MigrationEntscheidung Cutover offenOffen
- A4TestsFachliche Testfälle in AbstimmungIn Bearbeitung
- A5Schulunggeplant ab 08.07.Offen
Status nach Arbeitsstrom
Migration: Big-Bang oder stufenweise?
Arbeitsstrom A3 · Auswirkung auf Risiko, Parallelbetrieb und Aufwand
Option A · Big-Bang-Cutover
- Auswirkung
- Ein Wochenende, kurzer Stillstand, kein langer Parallelbetrieb.
- Risiko
- Hoch
- Verantwortlich
- ITIT-Leitung
Option B · Stufenweise je Bereich
- Auswirkung
- Längerer Parallelbetrieb, mehr Abstimmung, geringeres Risiko.
- Risiko
- Gering
- Verantwortlich
- PLProjektleitung & Fachbereich
Die Entscheidung wird dokumentiert und mit Auswirkungen, Risiko und Verantwortlichen verknüpft – nachvollziehbar, auch Monate später.
Kriterien & dokumentierte Prüfergebnisse
Arbeitsstrom A2 · Freigabe erst bei erfüllten Kriterien
Freigabekriterien
- Stammdaten-Mapping geprüft
- Beleg-Upload ERP → DMS
- Rücklauf-Status DMS → ERP
- Last- und Fehlerfälle
Prüfergebnisse
- TC-01Beleg anlegen & ablegenBestanden
- TC-02StatusrücklaufIn Prüfung
- TC-03Fehlerfall ungültige Nr.Offen
Ein bestandener Happy Path reicht nicht – Fehlerfälle und Wiederanlauf gehören zur Freigabe.
Aus vielen Beteiligten wird ein steuerbares Projekt.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt übernehme ich die technische Führung an Deinen vorhandenen Systemen – mit dokumentierten Entscheidungen, sichtbaren Risiken und einer kontrollierten Inbetriebnahme.
Prototyp mit simulierten Daten · Projekt, Entscheidungen und Ergebnisse sind frei erfunden.
- Entscheidungen dokumentiertmit Auswirkungen und Verantwortlichen
- Risiken sichtbarstatt im Projektverlauf verloren zu gehen
- Aufgaben, Tests & Meilensteine verknüpftals ein steuerbarer Ablauf
Einstieg und Preisrahmen
Eine Migration ist keine Kopierarbeit.
Ich sehe mir die Quellen an, baue Zuordnungs- und Prüfregeln und lasse Testläufe laufen, bis das Ergebnis stimmt. Am Ende weißt Du, welchen Daten Du trauen kannst.
Typische Situationen
- Ein System wird ersetzt – ERP, CRM oder Fachsoftware.
- Stammdaten liegen parallel in Systemen, Exporten und Excel.
- Die Sonderfälle kennt nur eine Handvoll Leute.
- Der Anbieter will saubere Daten. Intern fehlt der Weg dahin.
Enthalten
- Quellen und Bestand sichten
- Regeln für Dubletten und Datenqualität
- Zuordnung von alt nach neu
- Umbaulogik und Werkzeuge
- Testläufe, Fehlerlisten, Freigabe
- Umstellung, Rückweg und Übergabe
Ergebnis
Nachvollziehbare Regeln, geprüfte Testläufe, kontrollierte Übernahme. Keine Blackbox.
Branchenbeispiele
Objekte, Einheiten, Kontakte, Vertrags- und Vorgangsdaten aus einer alten Verwaltersoftware übernehmen.
Kunden, Projekte, Kostenstellen, Artikel und offene Vorgänge in ein neues ERP migrieren.
Lieferanten-, Artikel-, Preis- und Lagerdaten konsolidieren.
Mitglieder-, Spender-, Kampagnen- und Buchungsdaten bereinigen und überführen.
Migration ist
keine Kopierarbeit.
So könnte ein Systemwechsel aussehen, wenn er nachvollziehbar läuft: drei Quellen, dokumentierte Mapping-Regeln, wiederholbare Testläufe und eine kontrollierte Übernahme — statt einer Blackbox-Konvertierung, bei der Du erst nach dem Cutover siehst, was schiefgelaufen ist.
Drei Quellen, ein Ziel
Fiktive Immobilienverwaltung Lüneburg · Fachsystemwechsel
Datenquellen
- Q1Altsystem-Export (Hausverwaltungssoftware)3.104 Datensätze · Objekte, Verträge, Kontakte · CSV-Export v3.1Vollständig
- Q2Excel-Nebenliste (Buchhaltung)1.412 Einträge · Kautionen, Sondervereinbarungen · Stand 03.06.2026Veraltet
- Q3Dokumenten-Export (PDF-Archiv)304 Dokumente · Mietverträge, Übergabeprotokolle · unstrukturiertIn Prüfung
Qualität nach Quelle
Quellfelder → Zielfelder
Dokumentierte Transformationsregeln · einige Felder erfordern Konvertierung
Mapping-Regeln
- M01Objekt-Nr → liegenschaft.idDirektübernahme · Schlüsselfeld, muss eindeutig seinDirekt
- M02Mieter → kontakt.personName splitten: „Müller, Hans" → Vor- + NachnameTransformation
- M03Vertragsbeginn → vertrag.startFormat TT.MM.JJJJ → ISO 8601 (JJJJ-MM-TT)Transformation
- M04Kaution (Text) → vertrag.kaution (Betrag)„2 Monatsmieten" → numerischer Betrag via RegelwerkPrüfung nötig
- M05Einheit-ID (Excel) → liegenschaft.einheitExcel-Zeilennr. auf Altsystem-Schlüssel abbildenOffen
Mapping-Status
Mapping-Regeln sind versioniert – Änderungen sind nachvollziehbar.
Testlauf: Fehlerklassen & Befunde
Testlauf 3 · 17.06.2026 · 4.820 Datensätze geprüft
Fehlerklassen
- F1DublettenGleiche Objekt-Nr in Altsystem und Excel-Liste42 Treffer
- F2Fehlender SchlüsselEinheiten ohne Objekt-Zuordnung — Zuordnung unklar38 Treffer
- F3Ungültiges DatumVertragsstart vor 1990 oder leer — Formatfehler31 Treffer
- F4Unklare ZuordnungKautionstext nicht auflösbar durch Regelwerk26 Treffer
Fehlerverteilung
Jeder Testlauf ist wiederholbar — nach Korrekturen läuft derselbe Prüflauf erneut durch.
Freigabe & dokumentierte Ausnahmen
Sonderfälle markiert · fachlich entschieden · Vollständigkeit 98 %
Freigabe-Checkliste
- Mapping-Regeln verabschiedet
- Dubletten bereinigt
- Datumsfehler korrigiert
- Sonderfälle fachlich entschieden
- Rückfalloption bereitgestellt
Dokumentierte Ausnahmen
- A1Kaution „pauschal 800 €"Betrag übernommen · Quelle notiertEntschieden
- A2Vertrag ohne BeginnDatum 01.01.1990 als Platzhalter gesetztEntschieden
- A37 weitere SonderfälleProtokoll liegt vor · Fachbereich hat abgezeichnetEntschieden
Sonderfälle werden markiert und fachlich entschieden — nicht stillschweigend konvertiert.
Systemwechsel mit Rückfalloption statt Hoffnung.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt übernehme ich die Verantwortung für Mapping-Regeln, Testläufe und dokumentierte Ausnahmen — damit Du weißt, was Dich im Zielsystem erwartet, bevor der Cutover läuft.
Prototyp mit simulierten Daten · Objekte, Verträge und Datensätze sind frei erfunden.
- Nachvollziehbare Mapping- und Prüfregelnversioniert, dokumentiert, fachlich abgenommen
- Wiederholbare Testläufe statt Blackboxnach jeder Korrektur läuft dieselbe Prüfung erneut
- Kontrollierte Übernahme mit RückfalloptionSnapshot gesichert · Sonderfälle fachlich entschieden
Einstieg und Preisrahmen
Damit die Zahlen zusammenpassen.
Ich kläre, welche Quelle führt, baue die Schnittstellen und bringe die Zahlen zusammen. Du siehst, woher ein Wert kommt und wie aktuell er ist.
Typische Situationen
- Jeder Bericht zeigt eine andere Zahl.
- Daten werden exportiert, ergänzt und wieder importiert.
- Excel trägt viel – ist aber langsam und ungesichert.
- Eine Anwendung braucht Daten aus ERP, Datenbank oder Fremdsystem.
Enthalten
- Karte der Datenwege und Systeme
- Führende Quellen und Kennzahlen festlegen
- Schnittstellen über API, Datenbank oder Datei
- Import, Export und Abgleich
- Fehlerprotokoll und Wiederanlauf
- Datenmodell, Auswertungen und Excel-Anbindung
Ergebnis
Weniger Handarbeit. Kennzahlen, die zusammenpassen. Daten, die dort ankommen, wo Du sie brauchst.
Branchenbeispiele
Aufträge, Bestände und Qualitätsdaten für ein tägliches Steuerungsreporting zusammenführen.
Projektzeiten, Leistungsstände, Kosten und Rechnungsdaten für Nachkalkulation und Controlling verbinden.
Objekt-, Portal-, Website- und Interessentendaten konsistent halten.
Reservierungs-, Veranstaltungs-, Umsatz- und Kapazitätsdaten für Planung und Auswertung verbinden.
Zahlen, deren Herkunft
man kennt.
So könnte ein täglicher Produktions- und Lieferbericht aussehen, wenn Daten aus ERP, Qualitätssicherung und Planung kontrolliert zusammengeführt werden – mit Quellennachweis, automatischer Prüfung und nachvollziehbarem Fehlerverhalten statt stiller Übernahme.
Drei Quellen, drei Aktualitäten
Fiktiver Lebensmittelproduzent, Landkreis Lüneburg · Tagesabschluss 22.06.
Quellenübersicht
- ERPERP-System (Produktionsdaten)Letzte Übertragung: heute 06:00 · 842 DatensätzeAktuell
- QSQualitätssicherungs-TabelleLetzte Übertragung: gestern 17:42 · 301 DatensätzeVeraltet (1 Tag)
- XLSExcel-Planung (Wochensoll)Letzte Übertragung: vor 3 Tagen · 97 DatensätzeVeraltet (3 Tage)
Aktualisierungslauf gestartet
Alle drei Quellen werden sequenziell abgerufen und geprüft
Ablauf
- ERP abrufen
- QS-Tabelle abrufen
- Excel-Planung abrufen
- Zusammenführen & validieren
- Bericht veröffentlichen
Lauf-Protokoll
- 07:15ERP-Abruf gestartetOK
- 07:15QS-Abruf gestartetOK
- 07:15Excel-Abruf läuftAusstehend
- —Validierungwartet auf QuellenOffen
Der Lauf ist protokolliert und wiederholbar – bei Fehler wird er abgebrochen, nicht still übergangen.
2 Befunde – Bericht gesperrt
Fehlende Charge und widersprüchliche Menge werden nicht still veröffentlicht
Befunde
- V-01Charge fehlt: L-2207ERP meldet Charge, QS-Tabelle enthält keinen EintragOffen
- V-02Menge widersprüchlich: Artikel 4471ERP: 1.200 kg · QS: 1.180 kg · Differenz: 20 kgOffen
- V-03Planung-Abgleich: Artikel 3302Ist-Menge 110 % der Planung · innerhalb ToleranzAkzeptiert
Prüfregeln
- R1Chargen-VollständigkeitJede ERP-Charge muss in QS vorhanden seinVerletzt
- R2Mengen-KonsistenzAbweichung ERP/QS ≤ 10 kg je ArtikelVerletzt
- R3PlanungstoleranzIst-Menge zwischen 85 % und 115 % der PlanungBestanden
Der Bericht wird erst nach Klärung aller offenen Befunde freigegeben – kein stiller Fehler, keine falsche Zahl im Umlauf.
Bericht freigegeben – mit Herkunft
Jede Kennzahl trägt Quelle, Zeitstempel und Prüfstatus
Kennzahlen mit Quellennachweis
- K1Tagesmenge: 14.820 kgQuelle: ERP · Charge L-2208 · 06:04 · geprüft von QSBelegt
- K2Ausschussquote: 0,8 %Quelle: QS-Tabelle · Artikel 4471 · 07:58 · manuell geprüftBelegt
- K3Planerfüllung: 98,8 %Quelle: Excel-Planung (KW 25) vs. ERP-Ist · innerhalb ToleranzBelegt
Drill-down: Tagesmenge
- Kennzahl
- 14.820 kg Tagesmenge
- Quelldatensatz
- ERP · Charge L-2208
- Zeitstempel
- 22.06. 06:04 Uhr
- Prüfung
- QS bestätigt
- Bearbeitet von
- QSQualitätssicherung
Aus vielen Quellen wird ein
verlässlicher Bericht.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. In Deinem Betrieb richte ich einen kontrollierten Datenweg ein – mit Quellennachweis, automatischer Validierung und einem Bericht, dem Du vertrauen kannst, weil Du seine Herkunft kennst.
Prototyp mit simulierten Daten · Lebensmittelproduzent, Chargen und Ergebnisse sind frei erfunden.
- Weniger manuelle ÜbertragungQuellen werden kontrolliert zusammengeführt, nicht manuell abgetippt
- Nachvollziehbare Kennzahlen mit Herkunftjede Zahl trägt Quelle, Zeitstempel und Prüfstatus
- Kontrolliertes Fehlerverhalten statt stiller FehlerWidersprüche werden gemeldet und geklärt, bevor der Bericht erscheint
Einstieg und Preisrahmen
Für das, was keine Standardsoftware kann.
Ich baue kleine Anwendungen, Prüfungen, Freigaben und Automatisierungen für genau eine Lücke. Was läuft, bleibt. Gebaut wird nur, was im Alltag spürbar etwas ändert.
Typische Situationen
- Ein Ablauf hängt an E-Mail, Tabellen und Handarbeit.
- Standardsoftware deckt das meiste ab. Der Rest bleibt Handarbeit.
- Daten sollen dort ergänzt werden, wo man ohnehin arbeitet.
- Vor der großen Investition soll ein Prototyp zeigen, ob es trägt.
Enthalten
- Ablauf, Regeln und Ausnahmen aufnehmen
- Festlegen, woran wir Erfolg messen
- Kleine Web- oder Excel-Anwendung bauen
- Formulare, Prüfung, Freigabe und Protokoll
- Anbindung an ERP, Datenbank oder Datei
- Test, Dokumentation und Übergabe
Ergebnis
Ein klarer, wartbarer Ablauf mit weniger Handarbeit. Kein Wegwerfskript, kein neues Großsystem.
Vier Arten von Lücken, wie sie in meinen Projekten vorkamen. Jedes Beispiel zeigt den Ablauf mit simulierten Daten – so, wie er bei Dir aussehen könnte.
Wenn die Tabelle zur Anwendung wird.
Eine gewachsene Tabelle mit Makros, Nebenlisten und drei Leuten, die sie verstehen – daraus wird eine Webanwendung mit Import, Prüfregeln, Rollen und Auswertung. Die Tabelle bleibt als Ein- und Ausgang, wo sie nützlich ist.
Typische Situationen
- Die Liste funktioniert nur, solange eine bestimmte Person sie pflegt.
- Nebenlisten und Kopien laufen auseinander.
- Auswertungen entstehen jedes Mal neu von Hand.
Enthalten
- Tabelle, Makros und Nebenlisten aufnehmen
- Prüfregeln und Dubletten sichtbar machen
- Rollen, Protokoll, Auswertung
- Excel als Import und Export anbinden
Ergebnis
Beispiel einer Anwendung, die aus einer Tabelle entstanden ist – mit Import, Prüfung und Auswertung.
Die Tabelle bleibt.
Die Handarbeit nicht.
Ein Förderverein führt 4.200 Mitglieder in einer Excel-Liste mit zwei Makros und drei Nebenlisten. Eine Person versteht sie. So könnte daraus eine Anwendung werden – mit Import, Prüfung, Rollen und Auswertung, und Excel dort, wo es weiter nützlich ist.
Eine Liste, drei Nebenlisten, zwei Makros
Mitglieder_2026_final_v7.xlsx · gepflegt von einer Person
Was in der Tabelle steckt
- B1MitgliederName, Adresse, Beitrag, IBAN, EintrittHauptliste
- B2BeitragslaufMakro erzeugt SEPA-Datei · niemand weiß mehr, wieMakro
- B3Austritteseparate Datei, wird nachgetragenNebenliste
- B4Spendeneigene Liste, Abgleich von HandNebenliste
Woran es hakt
- Wissen
- Der Beitragslauf funktioniert nur, wenn eine bestimmte Person da ist.
- Kopien
- Sieben Fassungen im Umlauf – welche gilt, ist unklar.
- Auswertung
- Jeder Bericht an den Vorstand entsteht neu von Hand.
Die Tabelle wird eingelesen – und geprüft
Prüfregeln laufen beim Import, nicht erst beim Beitragslauf
Prüfregeln
- Pflichtfelder vorhanden
- IBAN geprüft
- Dubletten erkannt
- Nebenlisten zugeordnet
Beispiel Dublette
- Zeile 812
- M. Behrens, Bleckede · Beitrag 60 €
- Zeile 3.104
- Maike Behrens, Bleckede · Beitrag 60 €
- Vorschlag
- Zusammenführen
Nichts wird stillschweigend korrigiert: Jeder Befund wird zur Entscheidung vorgelegt und protokolliert.
Ein Ort, klare Rollen, ein Beitragslauf
Vorstand, Kasse und Geschäftsstelle sehen dasselbe – mit unterschiedlichen Rechten
Beitragslauf 2026
- Beiträge berechnet
- Ausnahmen geprüft
- Freigabe durch die Kasse
- Lastschriftdatei erzeugen
Wer was darf
- GSGeschäftsstelleMitglieder pflegen, ImportBearbeiten
- KAKasseBeitragslauf freigebenFreigeben
- VOVorstandAuswertungen ansehenLesen
Jede Änderung trägt Urheber und Zeitpunkt. Die Frage „Wer hat das geändert?" hat immer eine Antwort.
Excel bleibt – als Ausgang
Für Buchhaltung, Serienbrief und den Vorstandsbericht
Ausgaben
- E1BuchhaltungBeitragsliste als Excel, Konto je BeitragsartErzeugt
- E2SerienbriefBeitragsbescheide, 4.143 AdressenErzeugt
- E3VorstandsberichtMitglieder, Beiträge, Spenden – jederzeit aktuellLive
Vorher und nachher
Die Liste gehört wieder dem Verein, nicht einer Person.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt nehme ich Deine Tabelle, ihre Makros und Nebenlisten auf und baue daraus eine Anwendung, die Deine Leute bedienen können – mit Excel als Ein- und Ausgang, wo es nützlich ist.
Prototyp mit simulierten Daten · Verein, Zahlen und Namen sind frei erfunden.
- Prüfung beim ImportDubletten und Fehler, bevor sie Geld kosten
- Rollen und Protokollwer was geändert hat, steht dabei
- Excel bleibt nützlichals Import und Export – nicht als Datenbank
Wenn CRM und Buchhaltung nicht dasselbe sagen.
CRM und Buchhaltung kennen dieselben Personen und Zahlungen, sagen aber nicht dasselbe. Ich baue den Abgleich: Zuordnung in zwei Stufen, Konflikte sichtbar, Übergabe mit Protokoll.
Typische Situationen
- Adressen sind in zwei Systemen, Änderungen kommen nur in einem an.
- Zahlungen müssen von Hand zugeordnet werden.
- Niemand weiß, welches System führt.
Enthalten
- Festlegen, welches System für was führt
- Zuordnung exakt und mit Toleranz
- Konflikte zur Entscheidung vorlegen
- Übergabe mit Protokoll und Wiederanlauf
Ergebnis
Beispiel eines Abgleichs zwischen CRM und Buchhaltung mit nachvollziehbarer Zuordnung.
Zwei Systeme.
Eine Wahrheit.
Das CRM kennt 8.412 Personen, die Buchhaltung 7.960 Konten. Adressänderungen kommen nur in einem an, Zahlungen werden von Hand zugeordnet. So könnte ein Abgleich aussehen, der in zwei Stufen zuordnet, Konflikte vorlegt und mit Protokoll übergibt.
Was beide Systeme wissen – und was nicht
Erst wird festgelegt, welches System für was führt
Wer führt was
- Person, Adresse
- CRM führt
- Konto, Zahlung
- Buchhaltung führt
- Beitragsart
- Beide – Konflikt
Typische Abweichungen
- 1Umzug nur im CRMRechnung geht an die alte AdresseHäufig
- 2Zahlung ohne ZuordnungVerwendungszweck frei getipptHäufig
- 3Person doppelt angelegteinmal mit, einmal ohne UmlautGelegentlich
Erst exakt, dann mit Toleranz
Was sicher passt, wird übernommen. Der Rest wird vorgelegt.
Zuordnungsregeln
- Stufe 1 · exakt
- Stufe 2 · mit Toleranz
- Offen · zur Entscheidung
Beispiel Stufe 2
- CRM
- Jörg Lüders, 21335 Lüneburg
- Buchhaltung
- Joerg Lueders, 21335
- Ergebnis
- Zugeordnet · 96 %
Die Toleranz ist eine Einstellung, keine Vermutung: Was darunter liegt, entscheidet ein Mensch.
52 Fälle, drei Arten
Jeder Fall zeigt beide Seiten und schlägt eine Lösung vor
Nach Art
Fall #K-0417
- CRM
- Am Sande 12, 21335 Lüneburg · geändert 03.09.
- Buchhaltung
- Bardowicker Str. 4, 21335 Lüneburg
- Vorschlag
- CRM übernehmen – jüngere Änderung, CRM führt
- Entscheidet
- GSGeschäftsstelle
Entschiedene Fälle werden zur Regel: Beim nächsten Lauf sind es weniger.
Mit Protokoll, ohne Doppelbuchung
Jeder Lauf hinterlässt eine Spur – und lässt sich wiederholen
Protokoll · Lauf 12.09., 06:00
- 7.908 Datensätze übernommen
- 52 Fälle zur Entscheidung abgelegt
- Lauf abgeschlossen · 48 Sekunden
- Geschäftsstelle entscheidet 19 Fälle
- Nachlauf: 19 übernommen · keine Doppelbuchung
Vorher und nachher
Beide Systeme bleiben. Die Nacharbeit nicht.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt lege ich mit Dir fest, welches System für was führt, baue die Zuordnung in zwei Stufen und übergebe mit Protokoll – so, wie ich es zwischen CRM und ABACUS gemacht habe.
Prototyp mit simulierten Daten · Organisation, Zahlen und Namen sind frei erfunden.
- Ein führendes System je Feldfestgelegt, nicht vermutet
- Zuordnung in zwei Stufenexakt und mit Toleranz – der Rest wird vorgelegt
- Protokoll und Wiederanlaufjeder Lauf nachvollziehbar, keine Doppelbuchung
Wenn ein System keinen Anschluss hat.
Ein Fachsystem hat keine passende Anbindung – Export nur als Datei, nachts, ohne Rückmeldung. Ich baue die Schnittstelle: Abruf, Umsetzung ins Zielformat, Fehlerprotokoll, Wiederanlauf.
Typische Situationen
- Daten kommen als Datei und werden von Hand eingelesen.
- Bricht der Lauf ab, merkt es niemand.
- Der Hersteller bietet keine Anbindung an.
Enthalten
- Quelle und Ziel aufnehmen, Format festlegen
- Abruf und Umsetzung bauen
- Fehler protokollieren, Wiederanlauf ohne Doppelbuchung
- Zeitsteuerung und Überwachung
Ergebnis
Beispiel einer Schnittstelle mit Fehlerprotokoll und Wiederanlauf – ohne Handarbeit dazwischen.
Kein Anschluss?
Dann wird einer gebaut.
Ein Fachsystem exportiert nachts eine Datei. Morgens liest jemand sie von Hand ins ERP ein – und wenn der Export ausfällt, merkt es niemand. So könnte eine Anbindung aussehen, die abruft, umsetzt, Fehler protokolliert und ohne Doppelbuchung wieder anläuft.
Nachts eine Datei, morgens Handarbeit
Der Hersteller bietet keine Anbindung – nur einen Export
So läuft es heute
- 02:00 · Export
- 08:30 · Einlesen
- Bei Ausfall
Was dabei schiefgeht
- 1Datei fehltExport abgebrochen, keine MeldungUnbemerkt
- 2Zweimal eingelesennach Krankheitstag nachgeholt – doppeltDoppelbuchung
- 3Format geändertHersteller-Update, Spalte verschobenImport bricht
Abruf, Umsetzung, Ziel – und ein Fehlerpfad
Die Anbindung ist ein kleines Programm mit vier Teilen
Die vier Teile
- Abruf
- Umsetzung
- Übergabe
- Fehlerpfad
Festgelegt vor dem Bau
- Quelle
- Datei nachts um 02:00 · später direkter Abruf, sobald der Hersteller es anbietet
- Ziel
- ERP-Buchungsschnittstelle · Belegnummer als Schlüssel
- Einmaligkeit
- Jede Belegnummer wird nur einmal übergeben – auch nach einem Wiederanlauf
- Meldung
- Bei Ausfall oder Fehlern: E-Mail an die Buchhaltung, vor 08:00
Der Fehlerpfad wird zuerst gebaut. Eine Anbindung, die nur den guten Fall kennt, ist keine.
02:00 Uhr, zwei Minuten, drei Fehler
Lauf vom 12.09. · zeitgesteuert, ohne dass jemand wach ist
Protokoll
- Datei gefunden · 1.240 Zeilen
- Umsetzung · 3 Zeilen abgewiesen
- Übergabe · 1.237 Belege ins ERP
- Meldung an Buchhaltung: 3 Fälle zur Prüfung
Die drei Fälle
- L-0412Betrag fehltZeile 88 · Feld leerPrüfen
- L-0413Kostenstelle unbekannt„4711-neu" – im ERP nicht angelegtPrüfen
- L-0414Beleg schon vorhandenNr. 2026-0891 · bereits am 11.09. übergebenÜbersprungen
Der Export fällt aus. Und dann?
Lauf vom 13.09. · Fachsystem hat nachts keine Datei geschrieben
Was die Anbindung tut
- 02:00 · keine Datei
- 02:30 · zweiter Versuch
- Übergabe
- 08:00 · Buchhaltung sieht
Vorher und nachher
Wiederanlauf heißt: dieselbe Datei kann zehnmal laufen, und im ERP steht jeder Beleg einmal.
Zwischen zwei Systemen sitzt niemand mehr, der abtippt.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt nehme ich Quelle und Ziel auf, lege das Format fest und baue die Anbindung mit Fehlerpfad und Wiederanlauf – so, wie ich Buchhaltungs- und Lagersysteme angebunden habe.
Prototyp mit simulierten Daten · Systeme, Zahlen und Belege sind frei erfunden.
- Fehlerpfad zuerstwas nicht passt, landet im Protokoll – nicht im ERP
- Jeder Beleg genau einmalauch nach Ausfall und Wiederanlauf
- Meldung statt Stilledie Buchhaltung weiß vor 08:00, was los ist
Wenn ein Arbeitsschritt in keiner Software steht.
Für den einen Arbeitsschritt, den keine Standardsoftware kennt: ein kleines Werkzeug mit Formular, Regeln, Rechten und Protokoll – angebunden an das führende System, nicht daneben.
Typische Situationen
- Ein Schritt läuft über E-Mail und Zuruf.
- Die Fachabteilung pflegt eine Schattenliste.
- Das ERP kann es nicht, und niemand will es anpassen.
Enthalten
- Den Schritt und seine Ausnahmen aufnehmen
- Formular mit Prüfung und Freigabe
- Rechte und Protokoll
- Übergabe ans führende System
Ergebnis
Beispiel eines Werkzeugs für einen Arbeitsschritt – mit Freigabe und Anbindung.
Der eine Schritt,
den das ERP nicht kennt.
Gutschriften mit Begründung: Das ERP kann sie buchen, aber nicht prüfen. Also laufen sie über E-Mail, eine Schattenliste und Zuruf. So könnte ein kleines Werkzeug aussehen, das genau diesen Schritt übernimmt – mit Formular, Regeln, Freigabe und Übergabe ans ERP.
Gutschriften mit Begründung
Buchhaltung, 6 Personen · rund 90 Fälle im Monat
So läuft es heute
- Vertrieb schreibt eine E-Mail
- Buchhaltung trägt in eine Liste ein
- Leitung gibt frei – irgendwann
- Buchung im ERP
Warum das ERP es nicht kann
- Buchen
- Kann es
- Begründung prüfen
- Kennt es nicht
- Vier-Augen-Freigabe je Betrag
- Kennt es nicht
- Anpassung
- Hersteller: „nächste Hauptversion, vielleicht"
Ein Formular, drei Regeln, klare Rechte
Neuer Fall #G-2026-091 · angelegt von Vertrieb
Formular
- Kunde
- Nordholz Bau GmbH · Kundennr. 10442 aus dem ERP
- Rechnung
- 2026-1187 · 4.380,00 € aus dem ERP
- Gutschrift
- 620,00 €
- Grund
- Lieferverzug · Vereinbarung vom 08.09.
- Beleg
- Vereinbarung_0809.pdf
Regeln, die das Werkzeug prüft
- R1Rechnung existiert, nicht bezahltErfüllt
- R2Grund und Beleg vorhandenErfüllt
- R3Über 500 € · zweite FreigabeNötig
Wer darf was
- VTVertriebAnlegen
- BHBuchhaltungPrüfen
- LTLeitungFreigeben
Zweite Person, ein Klick, Begründung bleibt
Fall #G-2026-091 · 620,00 € · wartet auf Leitung
Verlauf
- Vertrieb legt Fall an, Beleg hängt dran
- Regeln R1 und R2 geprüft · R3: zweite Freigabe nötig
- Buchhaltung prüft, Anmerkung: „Betrag stimmt mit Vereinbarung"
- Leitung gibt frei
Offene Fälle
- 091Nordholz Bau · 620 €wartet auf LeitungFreigabe
- 090Hansen & Co · 180 €unter 500 € · Buchhaltung reichtFrei
- 089Elbe Logistik · 1.250 €Beleg fehltRückfrage
Die elf Tage bis zur Freigabe werden zu Stunden – nicht, weil jemand schneller arbeitet, sondern weil nichts mehr liegen bleibt.
Ins ERP, mit Protokoll
Das Werkzeug bucht nicht selbst – es übergibt an das System, das führt
Übergabe #G-2026-091
- Gutschrift im ERP angelegt
- Begründung und Beleg verknüpft
- Fall geschlossen
Vorher und nachher
Das ERP bleibt das führende System. Das Werkzeug ist der Schritt davor – nicht eine zweite Buchhaltung.
Kein neues Großsystem. Ein Werkzeug für den einen Schritt.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt nehme ich den Schritt und seine Ausnahmen auf und baue das Werkzeug, das ihn trägt – mit Regeln, Rechten, Protokoll und Anbindung an Dein führendes System.
Prototyp mit simulierten Daten · Firmen, Beträge und Namen sind frei erfunden.
- Regeln statt Zurufdas Werkzeug prüft, bevor jemand freigibt
- Freigabe mit Verlaufwer, wann, warum – ohne Mailsuche
- Das ERP führt weiterdas Werkzeug übergibt, es ersetzt nichts
Einstieg und Preisrahmen
KI mit klarer Aufgabe und klaren Grenzen.
Zuerst die Frage, ob es überhaupt KI braucht. Wenn ja, baue ich sie lokal, selbst gehostet oder hybrid. Antworten kommen nur aus freigegebenen Quellen – und Du siehst, woher.
Typische Situationen
- Richtlinien, Handbücher und Projektakten sind schwer zu finden.
- Eingehende Texte und Dokumente sollen vorsortiert werden.
- Vertrauliches soll nicht bei öffentlichen Diensten landen.
- Eine KI-Idee braucht erst Testfälle, dann Budget.
Enthalten
- Nutzen, Daten, Risiko und Machbarkeit prüfen
- Klassische Automatisierung gegen KI abwägen
- Dokumente, Metadaten und Berechtigungen ordnen
- Lokal, selbst gehostet oder hybrid aufbauen
- RAG, Klassifikation oder kontrollierte Entwurfsunterstützung
- Quellen anzeigen, Freigabe durch Menschen, Qualität messen
- Betrieb, Protokoll und Weiterentwicklung
Ergebnis
KI, die Du kontrollierst. Mit sichtbarer Herkunft, klaren Grenzen und einer belastbaren Entscheidung über den Betrieb.
Branchenbeispiele
Freigegebene technische Unterlagen, Projektstandards und interne Anweisungen mit Quellen durchsuchen.
E-Mails und Schadenmeldungen strukturieren, Objektzuordnung vorschlagen und Antwortentwürfe vorbereiten.
Veranstaltungsanfragen gegen freigegebene Angebots- und Kapazitätsinformationen vorstrukturieren.
Interne Richtlinien und Fachwissen rollenbasiert zugänglich machen.
Antworten mit Quelle.
Und mit Grenzen.
So könnte ein KI-gestützter Wissensassistent für interne Arbeits- und Sicherheitsanweisungen aussehen – mit zitierten Quellen, rollenbasierter Zugriffskontrolle und einem ehrlichen „Weiß ich nicht" statt erfundener Antworten.
Wer fragt – und was darf er sehen?
Fiktive Technische Dienste Lüneburg GmbH · Rolle: Monteur
Sichtbare Dokumentenbereiche
- B1Arbeitsanweisungen (AA)68 Dokumente · vollständig freigegebenSichtbar
- B2Sicherheitsanweisungen (SA)47 Dokumente · vollständig freigegebenSichtbar
- B3PSA-Richtlinien27 Dokumente · freigegebenSichtbar
- B4QM-Handbuch (intern)Nur für Rollen QM und MeisterGesperrt
- B5Kalkulations- & PreisunterlagenNur für Verwaltung und GeschäftsführungGesperrt
Aktive Rolle
- Rolle
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- Arbeits- & Sicherheitsanweisungen
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- 142 Quellen
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Jede Aussage mit Quelle belegt
Frage: „Welche PSA ist beim Arbeiten an der Hebebühne XR-5 vorgeschrieben?"
Antwort des Assistenten
BelegtBeim Arbeiten an der Hebebühne XR-5 sind folgende persönliche Schutzausrüstungen vorgeschrieben:
- Sicherheitsschuhe (S3)
- Schutzhelm (EN 397)
- Schutzhandschuhe (Kat. II)
- Warnweste (EN ISO 20471)
Verwendete Quellen
- Q1SA-12 Sicherheitsanweisung HebebühnenAbschnitt 3.2 · Abschnitt 3.4SA-12
- Q2PSA-Richtlinie 2024Seite 11 · Schutzhandschuhe KategorienPSA-2024
- Q3AA-07 Absturz- & HallenrisikenAbschnitt 2.1 · WarnkleidungAA-07
Gesperrte Inhalte erscheinen gar nicht erst
Rechte greifen vor der Suche – nicht nach der Antwort
Gleiche Frage, gesperrter Bereich
Zugriff verweigertFrage: „Was steht im QM-Handbuch zur Hebebühnen-Prüfpflicht?"
- QM-Handbuch (intern) · Kapitel 4Prüfzyklen und ProtokollpflichtFür Rolle gesperrt
- QM-Handbuch (intern) · Kapitel 7Abweichungen und KorrekturmaßnahmenFür Rolle gesperrt
Diese Dokumente wurden nicht in die Antwort einbezogen. Der Assistent hat sie nie gesehen.
Wie Rechte wirken
- Frage geht ein
- Dokumentenfilter greift
- Suche nur im freigegebenen Bestand
- Antwort aus freigegebenen Quellen
Kein Raten. Keine erfundenen Antworten.
Wenn die Beleggrundlage fehlt, sagt der Assistent es ehrlich
Frage ohne ausreichende Grundlage
Keine AntwortFrage: „Darf ich an der XR-5 auch alleine arbeiten, wenn niemand in der Halle ist?"
Die vorliegenden Dokumente beschreiben PSA-Pflichten und allgemeine Sicherheitsregeln – eine eindeutige Regelung zur Alleinarbeit an der XR-5 ließ sich nicht belegen.
Warum das wichtig ist
- Kein Halluzinieren
- Transparente Lücken
- Eskalation statt Raten
- Wissenslücke dokumentiert
Jede Antwort kann bewertet werden
Dein Feedback verbessert den Wissensbestand – und zeigt Lücken auf
Antwort zu SA-12 / PSA Hebebühne XR-5
BelegtWar diese Antwort hilfreich? Deine Einschätzung fließt in die laufende Qualitätskontrolle ein.
Bewertungsübersicht (Demo)
Aus internem Wissen wird ein verlässliches Werkzeug.
Diese Demo zeigt einen Ausschnitt. Im echten Projekt entwickle ich einen Wissensassistenten, der zu Deinen Dokumenten, Rollen und Prozessen passt – mit nachvollziehbaren Quellen und ohne Chatbot-Risiko.
Prototyp mit simulierten Daten · Unternehmen, Dokumente und Fragen sind frei erfunden.
- Quellen sichtbar bei jeder Aussagekein Raten – jede Antwort verlinkt auf das Originaldokument
- Rechte gelten vor der Suchegesperrte Inhalte fließen nie in Antworten ein
- Kontrolliertes Nichtwissen statt erfundener AntwortenWissenslücken werden sichtbar und gezielt geschlossen
Einstieg und Preisrahmen
Erst der Überblick, dann die Regeln.
Ich erfasse, was im Einsatz und was geplant ist, ordne Rollen und Risiken vorläufig ein und entwickle mit Dir Regeln, Zuständigkeiten und einen Maßnahmenplan. Eine belastbare Grundlage für Fachbereich, IT und Datenschutz.
Typische Situationen
- ChatGPT und Copilot sind längst im Haus. Nur weiß niemand, wo überall.
- KI steckt in CRM, Office und Fachsoftware. Wohin die Daten gehen, ist unklar.
- Vertrauliches wird verarbeitet, ohne dass Regeln dafür bestehen.
- Geschäftsführung und IT wollen wissen, wo es kritisch wird.
Enthalten
- Inventur: was ist im Einsatz, was ist geplant
- Zweck, Nutzer, Daten, Schnittstellen und Anbieter erfassen
- Rolle und Risikostufe nach dem AI Act vorläufig einordnen
- Nutzungsregeln mit Freigabe- und Eskalationsweg
- Zuständigkeiten und priorisierter Maßnahmenplan
Ergebnis
Ein KI-Register, eine nachvollziehbare Erstbewertung und ein priorisierter Maßnahmenplan. Du siehst, welche KI im Haus ist, wer verantwortlich ist und wo es juristisch tiefer gehen muss.
Branchenbeispiele
KI in Geschäftsstelle, Fundraising und Kommunikation erfassen und Rollen ordnen.
Copilot, CRM-KI und Bewerbertools inventarisieren und Hochrisiko-Fälle früh erkennen.
Sensible Daten und KI-gestützte Vorauswahl datenschutz- und transparenzkonform einordnen.
Aus unsichtbarer KI-Nutzung
wird ein steuerbarer Bestand.
So könnte eine KI-Inventur aussehen, wenn Anwendungen, Rollen, Daten, Risiken, Zuständigkeiten und offene Maßnahmen in einer gemeinsamen Sicht zusammenlaufen. Alle Daten und Unternehmen in der Demo sind frei erfunden.
Aus einzelnen Tools wird ein Bestand
Fiktive Nord-Werk GmbH · zwölf erfasste KI-Anwendungen
Erfasste KI-Anwendungen
- A1Microsoft CopilotTextentwürfe & Zusammenfassungen · Office · Microsoftbekannt
- A2ChatGPT TeamRecherche & Entwürfe · mehrere Bereiche · OpenAIbekannt
- A3TranskriptionsdienstBesprechungsnotizen · Meetings · Drittanbieterungeklärt
- A4CRM mit Lead-ScoringPriorisierung von Leads · Vertrieb · CRM-Anbieterungeklärt
- A5Bildgenerator MarketingBilder & Grafiken · Marketing · Drittanbieterbekannt
- A6Interner WissensassistentSuche in Dokumenten · IT & Wissen · intern (RAG)bekannt
- A7Bewerber-VorauswahlAutomatische Vorauswahl · Personal · HR-Softwarenicht freigegeben
Wer welche Rolle trägt
Rollen nach AI Act sowie fachlich und organisatorisch
Rollen & Zuständigkeiten
- Unternehmensetzt die KI im eigenen Betrieb einBetreiber
- Softwareanbieterstellt die KI-Funktion bereitAnbieter
- Fachbereichfachlich verantwortlich für den EinsatzFachrolle
- ITtechnische Freigabe und BetriebIT
- Datenschutzprüft personenbezogene DatenDSB
- GeschäftsführungRegelwerk und RisikoakzeptanzLeitung
Warum das zählt
Die Rolle nach dem AI Act – Betreiber oder Anbieter – bestimmt, welche Pflichten überhaupt greifen.
Erst mit klaren Zuständigkeiten lassen sich Freigaben, Prüfungen und Eskalationen verlässlich zuordnen.
Risiko nach Ampellogik einordnen
Vorläufig – ohne den Eindruck einer Zertifizierung
Einordnung je Anwendung
- A1Microsoft Copilotgeringer AI-Act-Handlungsbedarf erkennbarGrün
- A3TranskriptionsdienstDatenschutz & Anbieterunterlagen klärenGelb
- A4CRM mit Lead-ScoringTransparenz & menschliche Prüfung offenGelb
- A7Bewerber-Vorauswahlmöglicher Hochrisiko-Bezug (Anhang III)Rot
- A9Analyse-Add-on (neu)Informationen fehlen nochGrau
Legende
- Grün
- geringer oder kein besonderer Handlungsbedarf
- Gelb
- Transparenz, Daten oder Freigabe klären
- Rot
- möglicher verbotener/Hochrisiko-Bezug → fachjuristisch
- Grau
- Informationen fehlen noch
Welche Nachweise fehlen noch?
Prüffelder aus KI-Kompetenz, Transparenz und Aufsicht
Prüffelder
- KI-Kompetenz berücksichtigt
- Interaktion mit KI erkennbar
- Menschliche Freigabe definiert
- Anbieterunterlagen vorhanden
- Eingaben & sensible Daten geregelt
- Kennzeichnung generierter Inhalte
- Protokollierung & Beschwerden
Nachweis-Status
Priorisierte Aufgaben mit Verantwortlichen
Was direkt umsetzbar ist – und was rechtlich vertieft werden muss
Ein Register, das steuerbar macht
Aus einzelnen Tools wird ein verantwortbarer KI-Einsatz
Register-Kennzahlen
- Nicht freigegebene Anwendungenbis zur Klärung ausgesetzt0
- Priorisierte Maßnahmenmit Verantwortlichen und Termin0
- Rollen & ZuständigkeitenBetreiber, Fachbereich, IT, Datenschutzvollständig
Aus einzelnen Tools wird ein verantwortbarer KI-Einsatz.
Diese Demo zeigt nur einen Ausschnitt. Im echten Projekt entsteht kein starres Compliance-Handbuch, sondern ein nutzbares Register mit Zuständigkeiten, Leitplanken und konkreten nächsten Schritten.
Prototyp mit simulierten Daten · Die Erstbewertung ersetzt keine rechtliche Prüfung oder verbindliche Einstufung nach dem EU AI Act.
- Register statt Blindflugjede KI-Anwendung mit Zweck, Daten und Verantwortlichen
- Risiko vorläufig eingeordnetAmpellogik zeigt, wo Klärung oder Recht nötig ist
- Priorisierter Maßnahmenplanklare nächste Schritte mit Zuständigkeit
Einstieg und Preisrahmen
Die Leistung bereitet technische und organisatorische Entscheidungen vor und ersetzt keine Rechtsberatung, keine verbindliche rechtliche Einstufung und keine Konformitätsbewertung für Hochrisiko-KI; in Grenzfällen arbeite ich mit Deiner Rechts- und Datenschutzberatung zusammen. Stand der Einordnung: September 2026.
So können wir starten.
Vier Wege in ein Projekt, vom halben Tag Klärung bis zur laufenden Begleitung. Welcher passt, hängt davon ab, wie klar die Aufgabe schon ist – und den ersten Schritt kann man immer klein halten.
Projektklärung
Wenn noch unklar ist, was genau zu tun ist. Ich sortiere Systeme, Daten, Beteiligte und Risiken. Am Ende hast Du etwas Schriftliches, auf dessen Grundlage Du entscheiden kannst.
3–7 Arbeitstage · 3.600–8.000 € nettoTechnisches Konzept oder Pilot
Für den einen Fall, der zuerst dran ist. Aufbau, Datenmodell, Schnittstellen und ein kleiner lauffähiger Pilot. Danach weißt Du, ob sich die Investition lohnt.
typisch 9.000–22.000 € netto · kleine Prototypen ab 4.800 €Umsetzung und Integration
Für klar geschnittene Pakete oder den Ausbau eines Piloten, der sich bewährt hat. Mit Tests, Rollen, Betrieb, Dokumentation und Übergabe – so, dass Du es ohne mich weiterbetreiben kannst.
nach Meilensteinen · Preis je Paket vorab vereinbartExterne technische Begleitung
Über Wochen oder Monate, wenn dauerhaft jemand die Technik führt und mit umsetzt. Vor Ort, hybrid oder remote – je nachdem, was das Projekt braucht.
typisch 2–3 Tage pro WocheBeschreibe kurz, wo es hakt – ich melde mich mit einer ersten fachlichen Einordnung, welcher Einstieg sinnvoll ist.
Einstieg klären