Eine Webanwendung für Spendenbriefe: Adressen einlesen, Spenden und Rückläufer erfassen, Kampagnen laufend auswerten und automatisch in ABACUS verbuchen. Alles an einem Ort – und die Tabellen, in denen das vorher lief, sind Geschichte.
Produktiv bei einer Schweizer Spendenorganisation.
Gebaut für den Kampagnen-Alltag, nicht als Vorführung: rund 360.000 Adressen und etwa 10.000 Spendeneingänge im Jahr laufen darüber. Und bewusst als Fundament angelegt – Module, Kennzahlen, Importe und Schnittstellen lassen sich auf andere Organisationen zuschneiden, ohne von vorn zu beginnen.
Gemacht für Organisationen, die Spenden sammeln.
Vier Gruppen arbeiten mit der Anwendung, jede mit einer anderen Frage: Läuft die Kampagne? Was hat sie gebracht? Ist alles verbucht? Und: Muss ich mich um etwas kümmern? Für jede gibt es eine Antwort, ohne dass jemand eine Tabelle öffnen muss.
Spendenorganisationen
Organisationen, die regelmäßig Spendenbriefe verschicken und jede Kampagne von der Adressliste bis zur Buchung sauber abwickeln wollen.
Fundraising und Marketing
Teams, die wissen wollen, welche Kampagne wie viel gebracht hat – vergleichbar über Jahre, nicht als Schätzung aus mehreren Tabellen.
Finanzen und Buchhaltung
Wer Spenden in ABACUS verbucht und das nicht länger von Hand tun will, sondern automatisch, nachvollziehbar und ohne zweite Erfassung.
Geschäftsleitung
Wer den Stand aller laufenden Kampagnen sehen will, ohne nachzufragen – und benachrichtigt wird, wenn eine aus dem Ruder läuft.
Was die Anwendung leistet.
Acht Dinge, die vorher in Tabellen, Mails und Köpfen verteilt waren. Jede Karte lässt sich aufklappen – dahinter steht, was das im Alltag konkret bedeutet.
Alles an einem Ort
Echtzeit-Überblick
Automatische ABACUS-Verbuchung
Große Adresslisten
Kennzahlen für Entscheidungen
Benachrichtigung bei Grenzwerten
Bedienung ohne Schulung
Rechte und Verwaltung
Von der Spende bis zur Buchung.
Spenden werden nicht doppelt erfasst. Die Anwendung ordnet jede Spende in zwei Stufen dem richtigen ABACUS-Konto zu und übergibt sie automatisch an die Buchhaltung – nachvollziehbar, im Hintergrund und ohne Nacharbeit von Hand. Das läuft so seit dem ersten Tag im Betrieb.
SpendeIn der App erfasst – aus eingekauften Adressen oder ABACUS-Stammdaten.
2-stufiges MatchingAutomatischer Abgleich gegen ABACUS-Stammdaten, erst exakt, dann tolerant.
ABACUSSauber kontiert und an die Buchhaltung übergeben – ohne Doppelerfassung.
Die Kernfunktionen im Detail.
Sechs Stellen, an denen die Anwendung Arbeit abnimmt – jeweils mit dem Bildschirm, den man dabei sieht. Vom Anlegen einer Kampagne bis zur automatischen Übergabe an die Buchhaltung.
Kampagne anlegen
Kampagne anlegen, Adressen hochladen.
Neue Kampagnen entstehen über einen geführten Assistenten, Schritt für Schritt. Die eingekauften Adressen lädst Du direkt als Excel-Datei hoch; der Import läuft im Hintergrund weiter, während Du schon am nächsten Schritt arbeitest – mit Fortschrittsanzeige, auch bei zehntausenden Adressen.
Eingekaufte Adressen
Keine doppelte Pflege in ABACUS.
Eingekaufte Adressen müssen nicht vorab in ABACUS gepflegt werden – die App hält sie sauber getrennt und übernimmt sie regelkonform und automatisch.
- Keine Vorab-Pflege in ABACUS: Eine Adresse wird erst dann automatisch nach ABACUS übernommen, wenn eine Spende eingeht und in der App zugeordnet wurde.
- Keine zusätzliche ABACUS-Lizenz nötig.
- Automatische Prüfung auf ungültige Adressen.
- Abgleich gegen bereits in ABACUS vorhandene Adressen – keine Dubletten.
- Dürfen eingekaufte Adressen nur einmalig für diesen Zweck genutzt werden, löscht die App die verwendeten Adressen nach Gebrauch automatisch.
Kampagnen-Dashboard
Der Stand jeder Kampagne, ohne Nachfragen.
Ein Zeitstrahl zeigt, wo die Kampagne steht – vom Start über die Druckerei-Daten und die erfassten Rückläufer bis zum Abschluss. Daneben die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick: Adressanzahl, Laufzeit, Erstspender, Ausschussquote, Spendensumme und -anzahl.
Statistiken
Über 70 Kennzahlen als Diagramm.
Interaktive Diagramme zu Spendenverlauf, Verteilung, Spenden nach Geschlecht und Häufigkeit, TOP-Listen (Postleitzahlen, größte Spender) sowie Herkunft (ABACUS vs. Einkauf) – filterbar nach Adresstyp und Datenquelle.
Grenzwerte
Eine E-Mail, wenn es wichtig wird.
Für jede Kennzahl lässt sich ein Grenzwert hinterlegen – mit Empfänger, Betreff und Textvorlage. Wird er erreicht, geht automatisch eine E-Mail raus, zum Beispiel an die Geschäftsleitung, sobald eine Kampagne eine bestimmte Spendensumme überschreitet.
ABACUS-Integration
Verbucht wird automatisch.
Jede Spende wird in zwei Stufen dem richtigen Konto zugeordnet – erst nach exakter Übereinstimmung, dann mit Toleranz für Tippfehler – und an ABACUS übergeben. Das läuft zeitgesteuert im Hintergrund, über eine eigene Übergabe-Datenbank, und ist im Einsatz.
So läuft eine Kampagne ab.
Fünf Schritte, immer in derselben Reihenfolge. Die Anwendung führt durch jeden davon und zeigt jederzeit, wo eine Kampagne gerade steht – vom Anlegen bis zur Auswertung, aus der die nächste lernt.
Anlegen & importieren
Kampagne per Assistent erstellen, Adressliste als Excel hochladen.
Versand & Erfassung
Druckerei-Datei erzeugen, Spenden und Rückläufer erfassen.
Mitverfolgen
Übersicht und Statistiken zeigen laufend, wie die Kampagne steht.
Automatisch verbuchen
Spenden werden dem Konto zugeordnet und an ABACUS übergeben.
Auswerten & lernen
Kampagnenübergreifende Statistiken als Basis für die nächste Kampagne.
Was unter der Oberfläche läuft.
Für alle, die es genauer wissen wollen: die technischen Eigenschaften, die im Betrieb den Unterschied machen, und womit die Anwendung gebaut ist. Wer nur wissen will, was sie tut, kann diesen Abschnitt überspringen.
Highlights
- Auswertungen aktualisieren sich von selbst; die Verbindung baut sich nach einem Abbruch neu auf.
- Große Importe und Exporte laufen im Hintergrund, mit sichtbarem Fortschritt.
- Übergabe an ABACUS: Zuordnung in zwei Stufen, automatisch im Hintergrund.
- Excel-/XLSX-Import & -Export: Einlesen und Erstellen großer Datenmengen, Validierung, Export aller Sichten.
- Über 70 Kennzahlen und Diagramme – je Kampagne und über alle Kampagnen hinweg.
- Zugriff je Rolle; Zugänge für andere Systeme sind auf genau das begrenzt, was sie brauchen; eigener Verwaltungs-Login.
Womit gebaut
Läuft als Dienst im eigenen Netz der Organisation, verschlüsselt und ohne Cloud-Zwang. Spenden- und Kampagnendaten liegen getrennt von der Übergabe an ABACUS. Auf Linux, Windows oder im Container. Mehr zur Plattform
Passende Angebote
Die Plattform hinter der Spenden-App ist das gebaute Beispiel für diese vier Leistungsfelder. Wer eines davon braucht, sieht hier, wie es am Ende aussehen kann.
Du brauchst etwas Ähnliches – Kampagnen verwalten, verlässlich auswerten oder eine Buchhaltung anbinden? Diese Anwendung ist eine erprobte Basis, die ich auf Deine Organisation zuschneide. Erzähl mir von Deinem Ablauf, dann sage ich Dir, was davon passt.